EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR FINANCIERO.
La administración financiera es parte fundamental para cualquier empresa y esta a la vez está conformada por dos partes fundamentales que son la macroeconomía y la microeconomía y estas son partes fundamentales para la economía.
Macroeconomía: es la cual estudia toda la economía de un país o nación, es decir se encarga de estudiar las políticas y administración de la empresa.
Microeconomía: es toda la parte interna de una empresa hablando económicamente es decir de estudiar las políticas de administración de la misma.
Esto se da por parte del gobierno o instituciones privadas.
La administración financiera busca como fin el incrementar las utilidades de la empereza es decir que esta sea rentable y produzca al cien por ciento, y que se a competitiva no solo en su ramo si no también que incursione en nuevos mercados, que no se estanque la empresa en un solo giro si no también buscar la manera de crecer en otro lado.
El administrador financiero se ocupa de mantener los flujos de dinero de la empresa, de tomar la mejores decisiones en base a los estados financieros que le pase el contador de la empresa, el los traduce a ganancia o perdida, mantiene optimo el funcionamiento de la empresa, analiza, interpreta y efectúa.
Sus funciones son el análisis de datos financieros, determinar la estructura de activos de la empresa, determinar su estructura de capital, es decir hace entendibles todos los gastos y ganancias de la empresa buscando siempre mejorar las utilidades de la misma. El administrador debe tener la capacidad de optimizar todo el dinero de la empresa para así tener liquidez.
Se debe de aumentar las utilidades para aumentar el capital de la empresa y entonces crecerá siempre. y cuando se siga invirtiendo en ella y que las ganancias sean usadas para esta misma y no las gasten y mal utilicen.
Mientras más se arriesgue, más se gana, mientras más se invierta la riqueza de la empresa crecerá.
1.- INVENTARIO DE MERCANCÍAS
El inventario de mercancías frecuentemente es el activo más importante, adquirido por un negocio.
Está sujeto al deterioro físico y a daños, a la baja de valor a consecuencia de las condiciones cambiantes del mercado y también está sujeto a robo; por lo tanto coma, se requiere un control cuidadoso si se ha de tener las existencias necesarias, en buenas condiciones y cuando se requieren evitando tener inventarios excesivos.
Además, diferentes métodos para evaluar los inventarios repercutirán en forma diversa sobre la cifra de utilidad neta que se ha de obtener en un periodo.
Puesto que los inventarios representan activos de importancia, esta re precisión puede se considerable.
En esta ocasión se consideraran los sistemas de costos procedimientos y registros contables básicos por medio de los cuales se controlan los inventarios, así como de los métodos de valuación de inventarios que se puedan emplear y sus efectos sobre las utilidades de la empresa.
2.- CONCEPTO DE INVENTARIO.
El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como la materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancía o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones.
Los artículos de mantenimiento que no se consuman durante el ciclo normal de operaciones y los que se utilizaran en la construcción de inmuebles o maquinaria no deben clasificarse como activo circulante.
3.- ALCANCE
Las reglas particulares de aplicación de los principios de contabilidad que se mencionan en este trabajo, se referirán a empresas industriales y comerciales, con excepción de las de servicio, constructoras, extractivas; etc. Que por reunir características especiales serán objetos de estudios complementarios.
4.- REGLAS DE VALUACIÓN.
Para establecer las bases de cuantificación de las operaciones que se realizan en un ente económico, relativas al rubro de inventarios, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios de contabilidad, enunciados en el boletín referente al “esquema de la teoría básica de la contabilidad financiera”.
Periodo contable: las operaciones y eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de cuantificados, se identifican con el periodo en el que ocurren; en términos generales, los costos y gastos deben de identificarse con el ingreso que originaron, independientemente en la fecha que se paguen.
Realización: en las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se consideran por ella realizados: (A) cuando a efectuado transacciones con otros entes económicos, (B) cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican las estructuras de recursos o de sus fuentes, o (C) cuando han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta y cuyo efecto pueden cuantificarse razonablemente en términos monetarios.
Valor Histórico Original: las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que ellos se hagan al momento en que se consideren realizados contablemente.
Consistencia: los usos de la estimación contable requieren que se sigan procedimiento de cuantificación que permanezcan en el tiempo.
5.- REGISTRO CONTABLE DEL COSTO DE LAS MERCANCÍAS.
Basados en los conceptos anteriores, las reglas de valuación para inventarios son: el costo de adquisición o el de producción en que se incurre al comprobar o fabricar un articulo, lo que significa en principio, la suma de las erogaciones aplicables con la compra y los cargos que directa o indirectamente te incurren para dar a un articulo su condición de uso o venta.
El costo puede determinarse de acuerdo a los sistemas y métodos que mas adelante te mencionan y en su registro abra que cuidar los siguientes aspectos:
Materias primas y materiales.
Los importes aquí registrados deben referirse a los costos de adquisición de los diferentes artículos, mas todos los gastos adicionales incurridos en colocar en el sitio para ser usados en el proceso de fabricaron, tales como: fletes, gastos aduanales, impuestos de importación, seguros, acarreos, etc. Por lo que se refiere a materiales, debemos entender artículos tales como: refacciones para mantenimiento, empaques o envases de mercancía, etc.
Mercancías en tránsito.
Los artículos que se compren libre abordo proveedor, deben registrase en una cuenta de transito para su control en información. Los gastos de compra y traslado son acumulables a los costos aquí registrados.
Anticipos a proveedores.
En ocasiones, por las características por la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen anticipos a cuanta de sus pedidos. Las empresas que tengan que efectuar desembolsos por este concepto, deberán registrarlos dentro del capítulo general de inventarios en una cuenta específica, siempre y cuando se refieran al tipo de artículos que aquí se menciona. Esta operación de anticipo también puede ser con la gente aduanal.
Costo de producción.
Representa el importe de los distintos elementos del costo que originan para dejar un artículo disponible para su venta o para ser usado en un posterior proceso de fabricación.
Se puede decir que cada empresa de acuerdo con su estructura y características, elige los sistemas necesarios para determinar su costo de producción, no siendo factible, por lo tanto, establecer regla a este respecto. Sin embargo, es Nazario cuantificar el efecto de circunstancias especiales, que no deben afectar el costo de producción, si no llevarse directamente a resultados, tales como:
a) Capacidad de producción no utilizada. En ocasiones, por diversas circunstancias, algunas empresas industriales operan a un grado inferior de su nivel normal de producción, o bien parte de sus instalaciones están ociosas, ocasionando con esto que ciertos gastos distorsionen el costo de producción. Como esta situación es difícil de precisar en la práctica, es necesario en que en las empresas se recurra a asesoría de sus técnicos, para cuantificar el importe que debe cargarse a los resultados. Entre los factores que deben tomarse en cuanta están: a) la capacidad practica de producción, b) los volúmenes de producción presupuestados y c) la producción real obtenida.
b) Castigos de inventarios. Obedecen a diversas circunstancias, entre las cuales se pueden citar: estimaciones para posibles artículos obsoletos o de lento movimiento.
c) Desperdicios anormales de materia prima. Es frecuente que en las empresas industriales, durante el periodo inicial de operaciones o cuando se inicia la fabricación de un nuevo producto, el consumo de materia prima se vea afectado desfavorablemente por diversas causas, entre las que podemos citar: falta de ajuste de la maquinaria, inexperiencia en el manejo de la producción, etc. Por lo que no es conveniente afectar el costo de producción.
Producción en proceso.
Producción en proceso
Por la naturaleza continua del proceso de fabricación y la necesidad de preparar información a ciertas fechas, contablemente debe efectuarse un corte de operaciones y por tanto, los artículos que aun no estén terminados se valuaran en proporción a os diferentes grados de avance que tengan en cada uno de los elementos que forman su costo.
Artículos terminados.
Este concepto comprende aquellos artículos que se destinaran preferentemente a la venta dentro del curso normal de las operaciones y el importe registrado equivaldrá al costo de producción tratándose de industrias y al de adquisición si se trata de comercios. Los artículos terminados entregados en consignación, deben formar parte del inventario al costo que les corresponda. Esta misma situación opera para las mercancías en demostración o vistas.
6.- SISTEMAS DE COSTO.
En la determinación de costo de los inventarios intervienen varios factores cuya determinación ha producido dos sistemas de valuación. En un caso las erogaciones se acumulan en relación a su origen a función y en el otro al comportamiento de las mismas. En términos generales los sistemas se refieren a: (1) costos incurridos indirecta o directamente en la elaboración, independientemente que estos sean de características físicas o variables en relación al volumen que se produzca y (2) costos incurridos en la elaboración, eliminando aquellas erogaciones que no varean en relación al volumen que se produzca considerarlas como gastos del periodo.
Atendiendo que en la técnica contable abundan las reglas de carácter alternativo y tomando en cuenta que según las circunstancias las empresas pueden obtener información más acorde a sus necesidades con tal o cual sistemas, hemos considerado que la valuación y las operaciones de inventarios puede hacerse por medio de costeo absorbente o costeo directo y estos a su vez llevarse sobre la base de costo histórico o predeterminado, siempre y cuando este último se aproxime al costo histórico bajo condiciones normales de fabricación según los diferentes métodos que se apliquen posteriormente.
Costeo absorbente
Se integra con todas aquellas erogaciones directas y gastos directos que se considere fueron incurridos en el proceso productivo. La asignación del costo al producto, se hace combinando los gastos incurridos en forma directa, con los gastos de otros procesos o actividades relacionadas con la producción. Así entendido, los elementos que forman el costo de un artículo bajo este sistema serán: materia prima, mano de obra y gastos directos e indirectos de fabricación, que puedan ser variables o fijos.
Costeo directo
En la integración del costo de producción por medio de costeo directo, deben tomarse en cuanta los siguientes elementos: materia prima consumida, mano de obra y gastos de obra que varean en relación a los volúmenes produciditos.
Como puede apreciarse, en este sistema, para determinar el costo de producción no se incluyen los mismos elementos que los indicados en la parte correspondiente al costeo absorbente, ya que se consideran que los costos no deben versen afectados por los volúmenes de producción.
La segregación de gasto fijo o variable debe hacerse tomando en consideración todos los aspectos que puedan influir en su determinación, y que en ocasiones cierto elemento del costo puede tener características fijas por existir capacidades no utilizadas. Cuando existan partidas de características semivariables, la política recomendable es incluirlas en el costo o en los resultados de operación, dependiendo de su grado de variabilidad.
Es necesario aclarar que las ventajas a corto plazo que puede proporcionar el costeo directo, a el auxiliar a la gerencia en la determinación de precios de venta y en la toma de decisiones financieras, pueden en un momento dado convertirse en desventajas cuando la fijación de precios de venta no se les da consideración de venta a los costos fijos, lo que constituirá indudablemente en un peligro potencial para las rescisiones a largo plazo.
Costos históricos y predeterminados.
Como se explica en párrafos anteriores, el sistema de costo elegido puede llevarse sobre la base de costos históricos o predeterminados, siempre y cuando estos últimos se aproximen a los históricos bajo condiciones normales de fabricación.
Costos Históricos.
El registro de las cuentas de inventarios por medio de los costos históricos, cosiste en acumular los elementos del costo incurridos para la adquisición y producción de artículos.
Costos predeterminados.
Como su nombre lo indica, esto se calcula antes de unirse la producción de los artículos. De acuerdo con la forma en que se determinen pueden clasificarse en:
a) Costos estimados: se basa principalmente en la determinación de los costos con base en la experiencia de años aterieres o en estimaciones hechas por expertos en el ramo.
b) Costos Estándar: se basan principalmente en investigaciones especificaciones técnicas de cada producto en particular y la experiencia, representando por lo tanto una medida de eficiencia.
7.- METODOS DE VALUACION DE INVENTARIOS
Tanto por costeo absorbente como por costeo directo y ya sea que se manejen por costos históricos o predeterminados, los inventarios pueden valuarse conforme a los siguientes
Métodos:
Costo identificado.
Por las características de ciertos artículos, en algunas empresas es factible que se identifiquen específicamente con su costo de adquisición o producción.
Costo promedio
Como su nombre lo indica, la forma de determinarlo es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables, entre el número de artículos adquiridos o producidos.
Primeras entradas primeras salidas
El método “PEPS” se basa en la suposición de que los primeros artículos en entrar al almacén o a la producción, son las primeros en salir de él, por lo que las existencias al finalizar cada ejercicio, quedan prácticamente registradas a los últimos precios de adquisición, mientras que en resultados de los costos de venta son los que corresponden al inventario inicial y las primeras compras del ejercicio.
Es conveniente destacar que el manejo físico de los artículos no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se valúan y que para una correcta asignación del costo deben establecerse las diferentes capas del inventario según las fechas de adquisición o producción.
A través de este método, en época de alza de precios, puede originarse que las utilidades representadas por incrementos del renglón de inventarios, se deban al aumento en los costos de adquisición y producción y no a aumentos en el número de unidades.
Ultimas entradas primeras salidas
El método “UEPS” consiste en suponer que los últimos artículos en entrar al almacén o a la producción, son los primeros en salir de él, por lo que siguiendo este método, las existencias al finalizar el ejercicio quedan prácticamente registradas a los precios de adquisición o producción más antiguos, mientras que en el estado de resultados los costos son mas actuales.
Como en el caso del sistema “PEPS”, el manejo físico de los artículos no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se valúan y también deben establecerse las diferentes capas del inventario según las fechas de adquisición o producción, para una correcta asignación del costo.
A través de la aplicación de este método, puede llegar al caso de que por las fluctuaciones en los precios de adquisición y producción, en el costo asignado al inventario difiera en forma importante en su valor actual.
Detallista
En este método, el importe de los inventarios es obtenido valuando las existencias a precio de venta y deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, para obtener el costo por grupo de artículos.
Las empresas que se dedican a la venta al menudeo (tiendas de departamentos, ropa, descuento, etc.) son las que utilizan generalmente este método, por la facilidad que existe de determinar su costo de venta y sus saldos de inventario.
Parta tener un adecuado control del método de detallistas, deben establecerse grupos homogéneos de artículos, a los cuales se les asigna su precio de venta tomando en consideración el costo de compra y el margen de utilidad aprobado.
Para la operación de este método, es necesario cuidar los siguientes aspectos:
a) Control y revisión de los márgenes de utilidad bruta, considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta.
b) agrupación de artículos homogéneos
c) Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos.
d) Realización de inventarios físicos periódicos para verificar el saldo teórico de las cuentas y en su caso hacer los ajustes que procedan.
8.- SELECCIÓN DEL SISTEMA O METODO DE VALUACION DE INVENTARIOS
Cada empresa debe seleccionar los sistemas y métodos de valuación que más se adecuen a sus características y aplicarlos en forma consistente a no ser que se presenten cambios en las condiciones originales, en cuyo caso debe hacerse la revelación necesaria.
Los sistemas y métodos que se apliquen pueden influir en forma importante en el costo de los inventarios y en el resultado de sus operaciones, según se explico en los párrafos precedentes, por lo que es necesario que en su selección se utilice un juicio profesional, como lo marca el criterio prudencial de aplicación de las reglas particulares, a que hace referencia el Boletín del “Esquema de la teoría básica de la contabilidad financiera”.
Modificaciones a la Regla de Valuación.
Tomando en cuenta que los inventarios pueden sufrir variaciones importantes por cambios en los precios de mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artículos que forman parte del mismo, es indispensable, para cumplir con el principio de realización que indica que: “Las operaciones y evento económicos que la contabilidad cuantifica se consideran por ella realizados: …Cuando han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de esta, cuyo efecto puede cuantificarse en términos monetarios”, que se modifiquen las cifras que arroja la valuación al costo sobre las siguientes bases:
Costo o valor de mercado, el que sea menor, excepto que: (¡) el valor de mercado no debe exceder del valor de realización y que (2) el valor de mercado no debe ser menor que el valor neto de realización.
El concepto de costo ya fue comentado, por lo que a continuación nos referimos únicamente al valor de mercado, de realización y neto de realización.
a) El término mercado, debe entenderse como costo de reposición, bien sea por compra directa o producción según sea el caso y este puede obtenerse de la siguiente manera: de las cotizaciones que aparecen en publicaciones especializadas, si se trata de artículos o mercancías cotizadas en el mercado; de cotizaciones y precios de facturas de los proveedores, etc.
b) El valor de realización se obtiene del precio normal de venta menos gastos directos de venta, tales como: impuestos, regalías, comisiones, etc.
c) El valor neto de realización se obtiene del precio normal de venta menos gastos directos de venta y un porcentaje razonable de utilidad.
Para obtener el costo de reposición deberán seguirse las bases del sistema y métodos que este implantando, por ejemplo, no es correcto que se calcule el costo de reposición sobre bases del costeo absorbente, cuando se está manejando la operación sobre bases de costeo directo.
El objeto de ajustar el costo del inventario según los conceptos anteriores, es el de presentar razonablemente los resultados del ejercicio y por tanto, cuando el costo de reposición es inferior al de valor neto de realización, el ajuste debe hacerse precisamente a este ultimo valor, con objeto de no registrar pérdidas en exceso a las que en operaciones normales se obtendrían.
Lo más común es aplicar las alternativas anteriores a cada renglón del inventario; sin embargo, cuando la producción culmina en un solo tipo de artículo, la aplicación debe hacerse al importe total del inventario.
Cuando se considere que no ocurrirán perdidas por la modificación del costo de algunos integrantes del inventario, debido a que otros subieron de valor proporcionalmente, no será necesario castigar al inventario.
También las pérdidas motivadas por el valor de mercado que afectan a pedidos que se hubieren aceptado en firme, por mercancía o materiales que se encuentren en tránsito, deben reconocerse en cuentas de resultados del ejercicio.
Por otra parte, cuando el deterioro, la obsolescencia, el lento movimiento y otras causas indiquen que el aprovechamiento o realización de los artículos que forman parte del inventario resultara inferior al valor registrado, deberá admitirse la diferencia como una pérdida del ejercicio.
Las cuentas de estimación que se creen con motivo de la aplicación de las modificaciones al costo por los eventos anteriormente expuestas, pueden ser disminuidas o canceladas contra resultados del ejercicio, si se modifican favorablemente las circunstancias que las originaron.
9.- REGLAS DE PRESENTACION
Los principios que se deben tomar en cuenta para presentar la información de inventarios de acuerdo con el boletín del “Esquema de la teoría masiva de la contabilidad financiera” son:
“Revelación suficiente- La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y situación de la entidad”.
“Importancia relativa- La información que aparece en los estados financieros debe mostrar aspectos importantes de la entidad susceptibles a ser cuantificados en términos monetarios. Tanto para efectos de los datos que entran al sistema de información contable, como para la información resultante de su operación, se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la información”.
“Consistencia- …La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios y reglas particulares de cuantificación para, mediante la comparación de estados financieros de la entidad, conocer su evolución y mediante la comparación con estados de otras entidades económicas, conocer su posición relativa. Cuando haya un cambio que afecte la comparabilidad de la información debe ser justificado y es necesario advertirlo claramente en la información que se presenta, indicando el efecto que dicho cambio produce en las cifras contables. Lo mismo se aplica a la agrupación y presentación de la información”.
Por la naturaleza de la cuenta de inventarios, su presentación en el balance general debe hacerse dentro del activo circulante, detallando las partidas que lo componen según se trate de empresas industriales o comerciales.
En virtud de los procedimientos alternativos que pueden usarse para la valuación e inventarios, estos se presentaran en el balance general con la indicación del sistema y método a que están valuados, destacando, en su caso, el importe de la modificación sufrida por efectos del mercado o de la obsolescencia y/o lento movimiento de los artículos.
En el caso de que el sistema seleccionado sea el costeo, deben hacerse las siguientes aclaraciones:
a) El estado de resultados debe destacar el importe de los gastos fijos de la producción que absorbieron en el periodo.
b) El costo de ventas debe incluir el de producción más el costo variable de distribución y venta.
c) El primer concepto de utilidad en el estado de resultados se denominara utilidad marginal, para distinguirla del término utilidad bruta.
Cuando por cualquier circunstancia los sistemas y/o métodos de valuación hubieren cambiado en relación al ejercicio anterior, será necesario hacer la indicación correspondiente, explicando los efectos en el rubro de inventarios y en los resultados de la empresa.
Además de la información mencionada, deben destacarse si existen gravámenes sobre los inventarios o si estos han sido ofrecidos en garantía, reverenciándolos con el pasivo correspondiente.
En empresas industriales cuya capacidad de producción o mano de obra no se utilizan en su totalidad, el efecto registrado en gastos, según lo comentado en el capítulo de REGLAS DE VALUACION, deberá destacarse en el estado de resultados, siempre y cuando su monto sea de importancia.
Para poder decidir sobre la presentación del renglón de inventarios en los estados financieros, se deberá tener en cuenta que el objeto principal de los mismos, es el de proporcionar información clara y suficiente para sus lectores. Esta información es posible proporcionarla, bien sea dentro de cada rubro de los estados o a través de notas aclaratorias.
La administración financiera es parte fundamental para cualquier empresa y esta a la vez está conformada por dos partes fundamentales que son la macroeconomía y la microeconomía y estas son partes fundamentales para la economía.
Macroeconomía: es la cual estudia toda la economía de un país o nación, es decir se encarga de estudiar las políticas y administración de la empresa.
Microeconomía: es toda la parte interna de una empresa hablando económicamente es decir de estudiar las políticas de administración de la misma.
Esto se da por parte del gobierno o instituciones privadas.
La administración financiera busca como fin el incrementar las utilidades de la empereza es decir que esta sea rentable y produzca al cien por ciento, y que se a competitiva no solo en su ramo si no también que incursione en nuevos mercados, que no se estanque la empresa en un solo giro si no también buscar la manera de crecer en otro lado.
El administrador financiero se ocupa de mantener los flujos de dinero de la empresa, de tomar la mejores decisiones en base a los estados financieros que le pase el contador de la empresa, el los traduce a ganancia o perdida, mantiene optimo el funcionamiento de la empresa, analiza, interpreta y efectúa.
Sus funciones son el análisis de datos financieros, determinar la estructura de activos de la empresa, determinar su estructura de capital, es decir hace entendibles todos los gastos y ganancias de la empresa buscando siempre mejorar las utilidades de la misma. El administrador debe tener la capacidad de optimizar todo el dinero de la empresa para así tener liquidez.
Se debe de aumentar las utilidades para aumentar el capital de la empresa y entonces crecerá siempre. y cuando se siga invirtiendo en ella y que las ganancias sean usadas para esta misma y no las gasten y mal utilicen.
Mientras más se arriesgue, más se gana, mientras más se invierta la riqueza de la empresa crecerá.
1.- INVENTARIO DE MERCANCÍAS
El inventario de mercancías frecuentemente es el activo más importante, adquirido por un negocio.
Está sujeto al deterioro físico y a daños, a la baja de valor a consecuencia de las condiciones cambiantes del mercado y también está sujeto a robo; por lo tanto coma, se requiere un control cuidadoso si se ha de tener las existencias necesarias, en buenas condiciones y cuando se requieren evitando tener inventarios excesivos.
Además, diferentes métodos para evaluar los inventarios repercutirán en forma diversa sobre la cifra de utilidad neta que se ha de obtener en un periodo.
Puesto que los inventarios representan activos de importancia, esta re precisión puede se considerable.
En esta ocasión se consideraran los sistemas de costos procedimientos y registros contables básicos por medio de los cuales se controlan los inventarios, así como de los métodos de valuación de inventarios que se puedan emplear y sus efectos sobre las utilidades de la empresa.
2.- CONCEPTO DE INVENTARIO.
El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como la materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancía o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones.
Los artículos de mantenimiento que no se consuman durante el ciclo normal de operaciones y los que se utilizaran en la construcción de inmuebles o maquinaria no deben clasificarse como activo circulante.
3.- ALCANCE
Las reglas particulares de aplicación de los principios de contabilidad que se mencionan en este trabajo, se referirán a empresas industriales y comerciales, con excepción de las de servicio, constructoras, extractivas; etc. Que por reunir características especiales serán objetos de estudios complementarios.
4.- REGLAS DE VALUACIÓN.
Para establecer las bases de cuantificación de las operaciones que se realizan en un ente económico, relativas al rubro de inventarios, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios de contabilidad, enunciados en el boletín referente al “esquema de la teoría básica de la contabilidad financiera”.
Periodo contable: las operaciones y eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de cuantificados, se identifican con el periodo en el que ocurren; en términos generales, los costos y gastos deben de identificarse con el ingreso que originaron, independientemente en la fecha que se paguen.
Realización: en las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se consideran por ella realizados: (A) cuando a efectuado transacciones con otros entes económicos, (B) cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican las estructuras de recursos o de sus fuentes, o (C) cuando han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta y cuyo efecto pueden cuantificarse razonablemente en términos monetarios.
Valor Histórico Original: las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que ellos se hagan al momento en que se consideren realizados contablemente.
Consistencia: los usos de la estimación contable requieren que se sigan procedimiento de cuantificación que permanezcan en el tiempo.
5.- REGISTRO CONTABLE DEL COSTO DE LAS MERCANCÍAS.
Basados en los conceptos anteriores, las reglas de valuación para inventarios son: el costo de adquisición o el de producción en que se incurre al comprobar o fabricar un articulo, lo que significa en principio, la suma de las erogaciones aplicables con la compra y los cargos que directa o indirectamente te incurren para dar a un articulo su condición de uso o venta.
El costo puede determinarse de acuerdo a los sistemas y métodos que mas adelante te mencionan y en su registro abra que cuidar los siguientes aspectos:
Materias primas y materiales.
Los importes aquí registrados deben referirse a los costos de adquisición de los diferentes artículos, mas todos los gastos adicionales incurridos en colocar en el sitio para ser usados en el proceso de fabricaron, tales como: fletes, gastos aduanales, impuestos de importación, seguros, acarreos, etc. Por lo que se refiere a materiales, debemos entender artículos tales como: refacciones para mantenimiento, empaques o envases de mercancía, etc.
Mercancías en tránsito.
Los artículos que se compren libre abordo proveedor, deben registrase en una cuenta de transito para su control en información. Los gastos de compra y traslado son acumulables a los costos aquí registrados.
Anticipos a proveedores.
En ocasiones, por las características por la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen anticipos a cuanta de sus pedidos. Las empresas que tengan que efectuar desembolsos por este concepto, deberán registrarlos dentro del capítulo general de inventarios en una cuenta específica, siempre y cuando se refieran al tipo de artículos que aquí se menciona. Esta operación de anticipo también puede ser con la gente aduanal.
Costo de producción.
Representa el importe de los distintos elementos del costo que originan para dejar un artículo disponible para su venta o para ser usado en un posterior proceso de fabricación.
Se puede decir que cada empresa de acuerdo con su estructura y características, elige los sistemas necesarios para determinar su costo de producción, no siendo factible, por lo tanto, establecer regla a este respecto. Sin embargo, es Nazario cuantificar el efecto de circunstancias especiales, que no deben afectar el costo de producción, si no llevarse directamente a resultados, tales como:
a) Capacidad de producción no utilizada. En ocasiones, por diversas circunstancias, algunas empresas industriales operan a un grado inferior de su nivel normal de producción, o bien parte de sus instalaciones están ociosas, ocasionando con esto que ciertos gastos distorsionen el costo de producción. Como esta situación es difícil de precisar en la práctica, es necesario en que en las empresas se recurra a asesoría de sus técnicos, para cuantificar el importe que debe cargarse a los resultados. Entre los factores que deben tomarse en cuanta están: a) la capacidad practica de producción, b) los volúmenes de producción presupuestados y c) la producción real obtenida.
b) Castigos de inventarios. Obedecen a diversas circunstancias, entre las cuales se pueden citar: estimaciones para posibles artículos obsoletos o de lento movimiento.
c) Desperdicios anormales de materia prima. Es frecuente que en las empresas industriales, durante el periodo inicial de operaciones o cuando se inicia la fabricación de un nuevo producto, el consumo de materia prima se vea afectado desfavorablemente por diversas causas, entre las que podemos citar: falta de ajuste de la maquinaria, inexperiencia en el manejo de la producción, etc. Por lo que no es conveniente afectar el costo de producción.
Producción en proceso.
Producción en proceso
Por la naturaleza continua del proceso de fabricación y la necesidad de preparar información a ciertas fechas, contablemente debe efectuarse un corte de operaciones y por tanto, los artículos que aun no estén terminados se valuaran en proporción a os diferentes grados de avance que tengan en cada uno de los elementos que forman su costo.
Artículos terminados.
Este concepto comprende aquellos artículos que se destinaran preferentemente a la venta dentro del curso normal de las operaciones y el importe registrado equivaldrá al costo de producción tratándose de industrias y al de adquisición si se trata de comercios. Los artículos terminados entregados en consignación, deben formar parte del inventario al costo que les corresponda. Esta misma situación opera para las mercancías en demostración o vistas.
6.- SISTEMAS DE COSTO.
En la determinación de costo de los inventarios intervienen varios factores cuya determinación ha producido dos sistemas de valuación. En un caso las erogaciones se acumulan en relación a su origen a función y en el otro al comportamiento de las mismas. En términos generales los sistemas se refieren a: (1) costos incurridos indirecta o directamente en la elaboración, independientemente que estos sean de características físicas o variables en relación al volumen que se produzca y (2) costos incurridos en la elaboración, eliminando aquellas erogaciones que no varean en relación al volumen que se produzca considerarlas como gastos del periodo.
Atendiendo que en la técnica contable abundan las reglas de carácter alternativo y tomando en cuenta que según las circunstancias las empresas pueden obtener información más acorde a sus necesidades con tal o cual sistemas, hemos considerado que la valuación y las operaciones de inventarios puede hacerse por medio de costeo absorbente o costeo directo y estos a su vez llevarse sobre la base de costo histórico o predeterminado, siempre y cuando este último se aproxime al costo histórico bajo condiciones normales de fabricación según los diferentes métodos que se apliquen posteriormente.
Costeo absorbente
Se integra con todas aquellas erogaciones directas y gastos directos que se considere fueron incurridos en el proceso productivo. La asignación del costo al producto, se hace combinando los gastos incurridos en forma directa, con los gastos de otros procesos o actividades relacionadas con la producción. Así entendido, los elementos que forman el costo de un artículo bajo este sistema serán: materia prima, mano de obra y gastos directos e indirectos de fabricación, que puedan ser variables o fijos.
Costeo directo
En la integración del costo de producción por medio de costeo directo, deben tomarse en cuanta los siguientes elementos: materia prima consumida, mano de obra y gastos de obra que varean en relación a los volúmenes produciditos.
Como puede apreciarse, en este sistema, para determinar el costo de producción no se incluyen los mismos elementos que los indicados en la parte correspondiente al costeo absorbente, ya que se consideran que los costos no deben versen afectados por los volúmenes de producción.
La segregación de gasto fijo o variable debe hacerse tomando en consideración todos los aspectos que puedan influir en su determinación, y que en ocasiones cierto elemento del costo puede tener características fijas por existir capacidades no utilizadas. Cuando existan partidas de características semivariables, la política recomendable es incluirlas en el costo o en los resultados de operación, dependiendo de su grado de variabilidad.
Es necesario aclarar que las ventajas a corto plazo que puede proporcionar el costeo directo, a el auxiliar a la gerencia en la determinación de precios de venta y en la toma de decisiones financieras, pueden en un momento dado convertirse en desventajas cuando la fijación de precios de venta no se les da consideración de venta a los costos fijos, lo que constituirá indudablemente en un peligro potencial para las rescisiones a largo plazo.
Costos históricos y predeterminados.
Como se explica en párrafos anteriores, el sistema de costo elegido puede llevarse sobre la base de costos históricos o predeterminados, siempre y cuando estos últimos se aproximen a los históricos bajo condiciones normales de fabricación.
Costos Históricos.
El registro de las cuentas de inventarios por medio de los costos históricos, cosiste en acumular los elementos del costo incurridos para la adquisición y producción de artículos.
Costos predeterminados.
Como su nombre lo indica, esto se calcula antes de unirse la producción de los artículos. De acuerdo con la forma en que se determinen pueden clasificarse en:
a) Costos estimados: se basa principalmente en la determinación de los costos con base en la experiencia de años aterieres o en estimaciones hechas por expertos en el ramo.
b) Costos Estándar: se basan principalmente en investigaciones especificaciones técnicas de cada producto en particular y la experiencia, representando por lo tanto una medida de eficiencia.
7.- METODOS DE VALUACION DE INVENTARIOS
Tanto por costeo absorbente como por costeo directo y ya sea que se manejen por costos históricos o predeterminados, los inventarios pueden valuarse conforme a los siguientes
Métodos:
Costo identificado.
Por las características de ciertos artículos, en algunas empresas es factible que se identifiquen específicamente con su costo de adquisición o producción.
Costo promedio
Como su nombre lo indica, la forma de determinarlo es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables, entre el número de artículos adquiridos o producidos.
Primeras entradas primeras salidas
El método “PEPS” se basa en la suposición de que los primeros artículos en entrar al almacén o a la producción, son las primeros en salir de él, por lo que las existencias al finalizar cada ejercicio, quedan prácticamente registradas a los últimos precios de adquisición, mientras que en resultados de los costos de venta son los que corresponden al inventario inicial y las primeras compras del ejercicio.
Es conveniente destacar que el manejo físico de los artículos no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se valúan y que para una correcta asignación del costo deben establecerse las diferentes capas del inventario según las fechas de adquisición o producción.
A través de este método, en época de alza de precios, puede originarse que las utilidades representadas por incrementos del renglón de inventarios, se deban al aumento en los costos de adquisición y producción y no a aumentos en el número de unidades.
Ultimas entradas primeras salidas
El método “UEPS” consiste en suponer que los últimos artículos en entrar al almacén o a la producción, son los primeros en salir de él, por lo que siguiendo este método, las existencias al finalizar el ejercicio quedan prácticamente registradas a los precios de adquisición o producción más antiguos, mientras que en el estado de resultados los costos son mas actuales.
Como en el caso del sistema “PEPS”, el manejo físico de los artículos no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se valúan y también deben establecerse las diferentes capas del inventario según las fechas de adquisición o producción, para una correcta asignación del costo.
A través de la aplicación de este método, puede llegar al caso de que por las fluctuaciones en los precios de adquisición y producción, en el costo asignado al inventario difiera en forma importante en su valor actual.
Detallista
En este método, el importe de los inventarios es obtenido valuando las existencias a precio de venta y deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, para obtener el costo por grupo de artículos.
Las empresas que se dedican a la venta al menudeo (tiendas de departamentos, ropa, descuento, etc.) son las que utilizan generalmente este método, por la facilidad que existe de determinar su costo de venta y sus saldos de inventario.
Parta tener un adecuado control del método de detallistas, deben establecerse grupos homogéneos de artículos, a los cuales se les asigna su precio de venta tomando en consideración el costo de compra y el margen de utilidad aprobado.
Para la operación de este método, es necesario cuidar los siguientes aspectos:
a) Control y revisión de los márgenes de utilidad bruta, considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta.
b) agrupación de artículos homogéneos
c) Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos.
d) Realización de inventarios físicos periódicos para verificar el saldo teórico de las cuentas y en su caso hacer los ajustes que procedan.
8.- SELECCIÓN DEL SISTEMA O METODO DE VALUACION DE INVENTARIOS
Cada empresa debe seleccionar los sistemas y métodos de valuación que más se adecuen a sus características y aplicarlos en forma consistente a no ser que se presenten cambios en las condiciones originales, en cuyo caso debe hacerse la revelación necesaria.
Los sistemas y métodos que se apliquen pueden influir en forma importante en el costo de los inventarios y en el resultado de sus operaciones, según se explico en los párrafos precedentes, por lo que es necesario que en su selección se utilice un juicio profesional, como lo marca el criterio prudencial de aplicación de las reglas particulares, a que hace referencia el Boletín del “Esquema de la teoría básica de la contabilidad financiera”.
Modificaciones a la Regla de Valuación.
Tomando en cuenta que los inventarios pueden sufrir variaciones importantes por cambios en los precios de mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artículos que forman parte del mismo, es indispensable, para cumplir con el principio de realización que indica que: “Las operaciones y evento económicos que la contabilidad cuantifica se consideran por ella realizados: …Cuando han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de esta, cuyo efecto puede cuantificarse en términos monetarios”, que se modifiquen las cifras que arroja la valuación al costo sobre las siguientes bases:
Costo o valor de mercado, el que sea menor, excepto que: (¡) el valor de mercado no debe exceder del valor de realización y que (2) el valor de mercado no debe ser menor que el valor neto de realización.
El concepto de costo ya fue comentado, por lo que a continuación nos referimos únicamente al valor de mercado, de realización y neto de realización.
a) El término mercado, debe entenderse como costo de reposición, bien sea por compra directa o producción según sea el caso y este puede obtenerse de la siguiente manera: de las cotizaciones que aparecen en publicaciones especializadas, si se trata de artículos o mercancías cotizadas en el mercado; de cotizaciones y precios de facturas de los proveedores, etc.
b) El valor de realización se obtiene del precio normal de venta menos gastos directos de venta, tales como: impuestos, regalías, comisiones, etc.
c) El valor neto de realización se obtiene del precio normal de venta menos gastos directos de venta y un porcentaje razonable de utilidad.
Para obtener el costo de reposición deberán seguirse las bases del sistema y métodos que este implantando, por ejemplo, no es correcto que se calcule el costo de reposición sobre bases del costeo absorbente, cuando se está manejando la operación sobre bases de costeo directo.
El objeto de ajustar el costo del inventario según los conceptos anteriores, es el de presentar razonablemente los resultados del ejercicio y por tanto, cuando el costo de reposición es inferior al de valor neto de realización, el ajuste debe hacerse precisamente a este ultimo valor, con objeto de no registrar pérdidas en exceso a las que en operaciones normales se obtendrían.
Lo más común es aplicar las alternativas anteriores a cada renglón del inventario; sin embargo, cuando la producción culmina en un solo tipo de artículo, la aplicación debe hacerse al importe total del inventario.
Cuando se considere que no ocurrirán perdidas por la modificación del costo de algunos integrantes del inventario, debido a que otros subieron de valor proporcionalmente, no será necesario castigar al inventario.
También las pérdidas motivadas por el valor de mercado que afectan a pedidos que se hubieren aceptado en firme, por mercancía o materiales que se encuentren en tránsito, deben reconocerse en cuentas de resultados del ejercicio.
Por otra parte, cuando el deterioro, la obsolescencia, el lento movimiento y otras causas indiquen que el aprovechamiento o realización de los artículos que forman parte del inventario resultara inferior al valor registrado, deberá admitirse la diferencia como una pérdida del ejercicio.
Las cuentas de estimación que se creen con motivo de la aplicación de las modificaciones al costo por los eventos anteriormente expuestas, pueden ser disminuidas o canceladas contra resultados del ejercicio, si se modifican favorablemente las circunstancias que las originaron.
9.- REGLAS DE PRESENTACION
Los principios que se deben tomar en cuenta para presentar la información de inventarios de acuerdo con el boletín del “Esquema de la teoría masiva de la contabilidad financiera” son:
“Revelación suficiente- La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y situación de la entidad”.
“Importancia relativa- La información que aparece en los estados financieros debe mostrar aspectos importantes de la entidad susceptibles a ser cuantificados en términos monetarios. Tanto para efectos de los datos que entran al sistema de información contable, como para la información resultante de su operación, se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la información”.
“Consistencia- …La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios y reglas particulares de cuantificación para, mediante la comparación de estados financieros de la entidad, conocer su evolución y mediante la comparación con estados de otras entidades económicas, conocer su posición relativa. Cuando haya un cambio que afecte la comparabilidad de la información debe ser justificado y es necesario advertirlo claramente en la información que se presenta, indicando el efecto que dicho cambio produce en las cifras contables. Lo mismo se aplica a la agrupación y presentación de la información”.
Por la naturaleza de la cuenta de inventarios, su presentación en el balance general debe hacerse dentro del activo circulante, detallando las partidas que lo componen según se trate de empresas industriales o comerciales.
En virtud de los procedimientos alternativos que pueden usarse para la valuación e inventarios, estos se presentaran en el balance general con la indicación del sistema y método a que están valuados, destacando, en su caso, el importe de la modificación sufrida por efectos del mercado o de la obsolescencia y/o lento movimiento de los artículos.
En el caso de que el sistema seleccionado sea el costeo, deben hacerse las siguientes aclaraciones:
a) El estado de resultados debe destacar el importe de los gastos fijos de la producción que absorbieron en el periodo.
b) El costo de ventas debe incluir el de producción más el costo variable de distribución y venta.
c) El primer concepto de utilidad en el estado de resultados se denominara utilidad marginal, para distinguirla del término utilidad bruta.
Cuando por cualquier circunstancia los sistemas y/o métodos de valuación hubieren cambiado en relación al ejercicio anterior, será necesario hacer la indicación correspondiente, explicando los efectos en el rubro de inventarios y en los resultados de la empresa.
Además de la información mencionada, deben destacarse si existen gravámenes sobre los inventarios o si estos han sido ofrecidos en garantía, reverenciándolos con el pasivo correspondiente.
En empresas industriales cuya capacidad de producción o mano de obra no se utilizan en su totalidad, el efecto registrado en gastos, según lo comentado en el capítulo de REGLAS DE VALUACION, deberá destacarse en el estado de resultados, siempre y cuando su monto sea de importancia.
Para poder decidir sobre la presentación del renglón de inventarios en los estados financieros, se deberá tener en cuenta que el objeto principal de los mismos, es el de proporcionar información clara y suficiente para sus lectores. Esta información es posible proporcionarla, bien sea dentro de cada rubro de los estados o a través de notas aclaratorias.
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