Contabilidad de Costos
Generalidades
- Concepto del costo
- Importancia y objetivos
- Elementos del costo de producción
- Clasificación de empresas
- Comerciales
- Industriales
- De servicio
- Estado de costo de producción
- Concepto
- Presentación
- Utilidad de Estado de Costos de Ventas
Control y organización administrativo-contable de materias primas.
- Importancia
- Tipos de inventarios
- Método de valuación (UEPS, PEPS, Precios Promedios)
- Sistemas de Registros
- Cedulas de registro de control físico
Control y registro de la mano de obra
- Cuentas relativas al control y registro
- Cedulas de control de mano de obra
- Nomina
- Integración de elementos
- Tratamiento fiscal
Control y registro de Cargos Indirectos de Producción.
- Importancia de los gastos de fabricación
- Presupuesto de cargos indirectos
- Integración de los electos en la elaboración de presupuestos
Procedimiento de control de producción por órdenes de trabajo y procesos.
- Ordenes de trabajo
- Costeo por ordenes de trabajo
- Procesos de producción
- Costeo por ordenes de proceso
Costos estimados y estándar.
- Definición
- Manejos de costos estimados y estándar
- Aplicación del coeficiente regulador
- Análisis de las variaciones
Generalidades
Concepto del costo
El costo o coste es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. Al determinar el costo de producción, se puede establecer el precio de venta al público del bien en cuestión (el precio al público es la suma del costo más el beneficio).
Importancia y objetivos
El empresario que sabe calcular adecuadamente los costos en su empresa, tiene mayores probabilidades de éxito en su gestión empresarial.
En los momentos actuales, los precios de los productos y servicios están en constante cambio, lo que exige del empresario un mayor conocimiento del comportamiento de los costos de los diferentes factores que intervienen en la producción de los bienes y servicios que ofrece.
Elementos del costo de producción
Fabricar es consumir o transformar insumos para la producción de bienes o servicios. La fabricación es un proceso de transformación que demanda un conjunto de bienes y prestaciones, denominados elementos, y son las partes con las que se elabora un producto o servicio:
• Materiales directos
• Mano de obra directa
• Gastos indirectos de fabricación.
El registro de estos elementos consta de dos partes:
• Concentración de los costos por elementos (el debe de la cuenta)
• Transformación de los elementos por su incorporación a los procesos (haber de la cuenta).
La administración, planeamiento y control hacen a otra función: la coordinación, que está especialmente referida a:
• Número y calidad de las partes componentes.
• Niveles de inventarios (recursos físicos) o de disponibilidad (recursos humanos).
• Políticas de compras o aprovisionamiento y de contratación.
Esquemas de costos
• Costo primo: o primer costo, compuesto por la suma: MATERIALES + MANO DE OBRA.
• Costo de conversión: MANO DE OBRA + COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN.
• Costo de producción: MATERIALES + MANO DE OBRA + COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN.
Clasificación de empresas
• Comerciales: Desarrolla la venta de los productos terminados en la fábrica.
Ejemplo: Cadenas de almacenes Ley, La 14, Carrefour etc.
• Industriales: Transforma la materia prima en un producto terminado.
Ejemplo: Acerías Paz del Río, Ingenio Risaralda.
• De servicio: Entregarle sus servicios o la prestación de estos a la comunidad.
Ejemplo: Clínicas, salones de belleza, transportes.
Estado de costo de producción
COSTO DE PRODUCCIÓN. Representa todas las operaciones realizadas desde la adquisición de la materia prima hasta su transformación en artículos de consumo o de servicio. En este concepto destacan tres elementos o factores que a continuación se mencionan:
a) Materia prima: Es el elemento que se convierte en un artículo de consumo o de servicio.
b) Mano de obra: Es el esfuerzo humano necesario para la transformación de la materia prima.
c) Gastos indirectos de producción: Son los elementos necesarios y accesorios para la transformación de la materia prima, y que incluyen sueldos y erogaciones necesarios para tal fin.
COSTO UNITARIO DE PRODUCCIÓN. Se conoce como costo unitario, el valor de un artículo en particular. Los objetivos de la determinación del costo unitario son los siguientes:
Valuar los inventarios de productos terminados y en proceso
Conocer el costo de producción de los artículos vendidos
Tener base de cálculo en la fijación de precios de venta, y así poder determinar el margen de utilidad probable.
Presentación
Cía. XYZ, S.A.
Estado de Costo de Producción y Ventas
Del __ de __________ al __ de ____________ de _____
Compras Netas Materias Primas XXXX
Más: Inventario Inicial Materias Primas XXXX
Menos: Inventario Final Materias Primas XXXX
Igual: Materia Prima Utilizada XXXX
Más: Mano de obra directa XXXX
Igual: Costo Primo XXXX
Más: Gastos Indirectos de Fabricación XXXX
Igual: Costo Total de Manufactura XXXX
Más: Inventario Inicial Producción en Proceso XXXX
Menos: Inventario Final Producción en Proceso XXXX
Igual: Costo Total de Artículos Producidos XXXX
Más: Inventario Inicial Productos Terminados XXXX
Menos: Inventario Final Productos Terminados XXXX
Igual: COSTO DE VENTAS XXXX
1. Control y organización administrativo-contable de materias primas.
Importancia
Importancia del control de la materia prima y materiales. Esta basada en la teoría de que todas las compras de materia prima y materiales equivalentes a dinero invertido y por lo tanto su guarda, custodia y contabilización, deberán realizarse con igual cuidado que el que se pone en el control de fondos de una empresa, evitando al máximo desperdicios innecesarios por un posible deterioro o bien el mal uso de los mismos. Un control y contabilización adecuados permitirá a la compañía estados financieros razonables, datos sobre los consumos utilizados en la producción y sobre todo permite una información completa respecto al costo de los productos manufacturados.
Principios que rigen la contabilización y control de la materia prima y materiales.
1.- todas las transacciones que impliquen compra, recepción y almacenaje y consumo de materias primas, deberán ser autorizados por funcionarios o ejecutivos responsables basados en pedidos expresos.
2.- todos los movimientos de entradas y salida de materiales y entregas a producción deberán intervenir por lo menos dos personas a fin de evitar robos, fraudes o malversaciones.
3.- todas las materias primas o materiales cuyo empleo no sea d manera inmediata en la producción, deberán estar almacenadas en lugar seguro y bajo una adecuada vigilancia.
4.- tanto la clase como la cantidad de materia prima empleada en los departamentos productivos o en la producción de una orden determinada, deberán ser fácilmente conseguidas.
5.- en cualquier momento, deberán poderse averiguar, contar y verificar las cantidades y valores en toda materia prima y materiales que haya en existencia.
6.- todas las cuentas de costos y de inventarios que se relacionen con las materia primas y materiales deberán ser susceptibles de comprobación en cuanto a la exactitud de sus totales por medio de cuentas principales en el mayor general.
Estos principios trata de impedir el derroche y perdida en el consumo de materias y materiales, evitar robos, establecer responsabilidades, promueve la realización de compras adecuadas, establecen normas de consumo, permite la toma de inventarios y mantener un registro correcto del costo de la materia prima empleada en el proceso productivo, facilitando las labores de auditoría.
Tipos de inventarios
UEPS: Siglas que significan últimas entradas-primeras salidas, nombre con el que se designa el método de valuación de inventarios que consiste en suponer que los últimos artículos en entrar al almacén o a la producción, son los primeros en salir.
Por lo tanto en el método UEPS, al finalizar el ejercicio las existencias quedan registradas a los Precios de adquisición o producción más antiguos.
PEPS: Método de valuación de inventarios mediante el cual se considera que lo que se vende es lo que primero entró al almacén, por lo que el Inventario queda valuado a los Precios de las últimas adquisiciones. Este método de "costeo" del Inventario es - cuanto a las Utilidades que se pueden estar reportando, pues aunque éstas fuesen altas, en una época inflacionaria se podría estar vendiendo a Precios bajos y correr el peligro de descapitalizarse. Por otro lado, con el método PEPS el Inventario queda valuado en forma más realista.
Precios Promedios: En este método la forma de calcular el costo consiste en dividir el importe del saldo entre el número de unidades en existencia esta operación se efectuara en cada operación de compra y en términos genéreles cada vez que haya un modificación del saldo o de las existencias con el costo promedio determinado se evaluara el costo de ventas y el inventario final.
Efectos financieros
Una de las grandes ventajas de este método es la que deriva de su sencillez en el manejo de los registros auxiliares de almacén así mismo es muy recomendable en épocas de estabilidad económica ya que al no existir movimientos continuos ni bruscos en los precios (inflación) el costo de ventas puede llagar a hacer representativo del mercado. Una de sus principales desventajas se presenta en épocas de inflación pues al evaluar los artículos a precios promedio los deja del los precios del mercado que son necesarios para una correcta valuación del costo de ventas y del inventario final. Existen varias formas para calcular el costo promedio como el promedio simple el promedio móvil el promedio ponderado pero en términos generales mantienen en común el hacho de dividir el saldo entre la existencia.
Sistemas de Registros
Registro de Inventario Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes:
1. Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico.
2. Sistema de registros de Inventario Perpetuo.
En el sistema de inventario periódico, la mercancía que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada.
En el sistema de Inventario Perpetuo, la mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.
2. Control y registro de la mano de obra
Nomina
Integración de elementos
Tratamiento fiscal
Por Nómina entendemos el documento que recoge las retribuciones fijas y periódicas (diarias, semanales o mensuales) pactadas por la empresa con el trabajador por la realización del trabajo que se le tiene encomendado y cuyo importe se hace efectivo en la fecha acordada.
En la Nómina se recogen los sueldos y salarios acordados que constituyen el sueldo bruto de sus retribuciones.
►A.- RETRIBUCIONES EN EFECTIVO O DINERARIAS
Dentro del concepto RETRIBUCIONES entra:
- el sueldo base determinado por Convenio Colectivo o por la empresa cuando es superior al determinado por los Convenios.
- Retribuciones voluntarias extra salariales
- Gratificaciones
- Complementos por dedicación o por responsabilidad del cargo
- Horas extraordinarias
- Antigüedad
- Pagos por cuenta de la seguridad Social por incapacidades temporales
Todos estos conceptos la contabilidad los recoge en la cuenta 640.
A efectos de una mejor información es conveniente abrir subcuentas en las que clasificar algunos de estos conceptos-
Por ejemplo
640.0 Sueldos y remuneraciones
640.1 Retribuciones voluntarias extra salariales
640.2 Gratificaciones
640.3 Complementos por dedicación / responsabilidad del cargo
640.4 Horas extraordinarias
640.5 Antigüedad
640.6 Pagos por Seguridad Social
640.7
También pueden ser o no de carácter fijo y periódico
644 Dietas
645 Comisiones
646 Pagas extraordinarias (participación en beneficios o por algún acontecimiento especial)
Y también, pero lógicamente de carácter puntual
641 Indemnizaciones
647 Finiquitos
Las deducciones en las Nóminas son por:
4751 Impuesto sobre la renta de las personas físicas (por la retención del IRPF)
476 Organismos de la Seguridad Social (por la retención de la cuota de la Seguridad Social que le corresponda)
460 Anticipo de remuneraciones (para compensar el importe de la nómina que se le había anticipado) El anticipo normalmente no figura en la nómina sino en documento en el que figura la solicitud y concesión del anticipo.
El asiento o registro contable de la nómina, que debe hacerse siempre en el mes de su devengo, es el siguiente:
Cargo a cuenta 640X correspondiente con abono a 4751
a 476
a 460 ( si hay que compensar anticipos )
a 465 .
Al hacer efectivo el pago de la Nómina (en dicho mes o al siguiente)
Cargo a cuenta 465 con abono a cuenta 572 ó 570 (según se haga el pago)
Cargo a cuenta 626 (gastos bancarios por servicio transferencia)
En el mismo mes en que contabilizamos la Nómina debe realizarse el asiento de la cuota patronal
Cargo a cuenta 642 con abono a 476.
Los impresos TC 1 y TC2, debidamente cumplimentados reflejan, el importe a pagar a la Seguridad Social que es igual al saldo de la cuenta 476 (retención a los trabajadores + cuota patronal).
Este pago se realiza al mes siguiente de contabilizar su devengo, siendo su registro contable:
Cargo a 476 con abono a 572 ó 570 (según se realice el pago)
3. Control y registro de Cargos Indirectos de Producción.
Importancia de los gastos de fabricación
Están constituidos por todos los desembolsos necesarios para llevar a cabo la producción; por su naturaleza no son aplicables directamente al costo de un producto, como por ejemplo: material indirecto, mano de obra indirecta y gastos indirectos (energía, combustibles, seguro, renta, etc.).
Presupuesto de cargos indirectos
Se les denomina gastos de fabricación, cargos indirectos de producción o simplemente cargos indirectos. Pueden clasificarse en seis grupos:
a) Materias primas indirectas utilizadas
b) Mano de obra indirecta empleada.-Sueldos y prestaciones de los altos funcionarios de la fábrica, de jefes de departamentos fabriles, de empleados administrativos fabriles, de trabajadores de de departamentos fabriles en los que se lleva a cabo la transformación de los productos, aun cuando aquellos no intervienen en ésta, de operarios aunque normalmente, están consagrados a la elaboración de productos transitoriamente pueden no realizar actividades de transformación (enfermedades pagadas, vacaciones, trabajos generales, etc.), de los trabajadores que intervienen directamente en la producción - por razones prácticas de conveniencia-
c) Erogaciones indirectas de fabricación.- Renta, alumbrado, fuerza, calefacción, erogaciones de troqueles, erogaciones de herramientas, conservación y mantenimiento, reparaciones exteriores y diversas erogaciones fabriles.
d) Depreciaciones de activos fijos fabriles.- Del edificio de la fábrica, de la maquinaria y equipo, del equipo de transporte interno, del mobiliario y equipo de las oficinas de la fábrica, de los troqueles.
e) Amortizaciones de cargos diferidos fabriles.- De gastos de instalación de la fábrica, de gastos de adaptación fabriles.
f) Aplicaciones de gastos fabriles pagados por anticipado.- Consumo de útiles de escritorio y papelería dentro de la fábrica, aplicación del impuesto predial o de la renta pagada por anticipado, aplicación de las primas de seguro contra incendio del edificio, maquinaria y equipo fabril, aplicación de las primas de seguro contra incendio de las materias primas, aplicación de las primas de seguros contra accidentes a los trabajadores.
4. Procedimiento de control de producción por órdenes de trabajo y procesos.
Ordenes de trabajo/Costeo por órdenes de trabajo
El costo de producir un bien o servicio se puede definir como el valor del conjunto de bienes (material directo e indirecto) y esfuerzos (mano de obra directa e indirecta) en que se ha incurrido o se va a incurrir en el departamento de producción para obtener como resultado un bien o producto terminado con buenas condiciones para ser adquirido por el sector comercial.
El costo del producto que se desea fabricar debe ser similar o más bajo, pero de buena calidad al del producto de la competencia, desde el punto de vista contable, costo es la suma de valores, cuantificables en dinero que representan el consumo de los factores de la producción (MD, MOD, CIF) desembolsados para lograr el objetivo de obtener un producto terminado. El principal objetivo de la contabilidad de costos es contribuir al control de las operaciones, comunicar información financiera y ejercer un control administrativo que sirva como una herramienta de planeación, control y toma de decisiones.
El fin primordial de un sistema de contabilidad de costos es reunir datos relacionados al costo de producir cada unidad de fabricación. Al obtener estos datos la gerencia y personal de apoyo distribuyen los recursos de la empresa para cumplir con las metas organizacionales, puesto que los recursos son limitados deben basarse en datos de costos al decidir las acciones que proporcionarían rendimientos óptimos para la empresa.
El control de los costos de producción permite a la gerencia obtener información necesaria y tomar acciones con el fin de reducir costos, por ejemplo: usando material sustituto, proponiendo un nuevo diseño del producto sin disminuir la calidad, pero si la cantidad de material empleado, modificando los sistemas de salarios para disminuir la mano de obra ociosa y los costos de la misma, instalar maquinaria para aumentar la producción o reemplazar maquinaria obsoleta, controlando adecuadamente las compras y salidas de materiales y suministros para reducir desperdicios.
El sistema de costeo por órdenes de trabajo es aplicable a aquellas empresas manufactureras que producen de acuerdo a especificaciones del cliente. Las empresas que normalmente utilizan el sistema de costeo por órdenes de trabajo son: constructoras, productoras de videos publicitarios, mueblerías, imprentas, cartoneras, plásticos, maquila, zapatería, entre otros. En este sistema es importante llevar un estricto control de las órdenes que se someten a proceso a través de numeración asignada a cada una de ellas y controlar el costo primo (MD y MOD) por medio de remisiones de bodega al departamento de producción y boleta de trabajo para cada orden de producción.
Procesos de producción
Un proceso de producción es un sistema de acciones que se encuentran interrelacionadas de forma dinámica y que se orientan a la transformación de ciertos elementos. De esta manera, los elementos de entrada (conocidos como factores) pasan a ser elementos de salida (productos), tras un proceso en el que se incrementa su valor.
Cabe destacar que los factores son los bienes que se utilizan con fines productivos (las materias primas). Los productos, en cambio, están destinados a la venta al consumidor o mayorista.
Las acciones productivas son las actividades que se desarrollan en el marco del proceso. Pueden ser acciones inmediatas (que generan servicios que son consumidos por el producto final, cualquiera sea su estado de transformación) o acciones mediatas (que generan servicios que son consumidos por otras acciones o actividades del proceso)
5. Costos estimados y estándar.
Definición
• COSTOS ESTIMADOS .- Los Costos Estimados representan la cantidad que según la empresa, costará realmente un producto o la operación de un proceso, durante cierto período.
• COSTOS ESTÁNDAR.- Los Costos Estándar son costos científica y técnicamente predeterminados que sirven de base para medir la actuación real
A. DEFINICIONES IMPORTANTES:
1) Un estándar se puede definir como un patrón de medida científicamente elaborado.
2) Un costo estándar es entonces un patrón de medida que nos indica cuánto debería tostar la elaboración de un producto o la prestación de un servicio si se dan ciertas condiciones.
3) Un sistema de costos estándar es el conjunto de procedimientos y normas que permiten determinar el costo estándar y además ayudar en el control y la toma de decisiones.
4) Cuando los estándares se involucran formalmente al sistema contable de la empresa se dice que hay un sistema de contabilidad de costos estándar.
Para el caso que nos ocupa en este capítulo, se desarrollarán métodos que no nos involucro en los sistemas contables.
VENTAJAS DE LOS COSTOS ESTANDAR
Para poder hablar de ventajas de algo, es necesario referenciarlo con respecto a otra cosa. En este caso las ventajas de los costos enfrentaremos contra el costo real.
1 ) La primera ventaja de sistema de costos estándar está dada por la calidad de la información que suministra. Esta información es más rápida, oportuna, veraz y económica.
2) Una vez implantado el sistema es más económico. Esta economía se refleja en la reducción de papelería y trabajo de Secretaria. Veamos:
Como con anterioridad se conoce qué cantidad de materiales se requiere para elaborar determinado producto, basta entonces con una sola requisición de materiales para solicitar al almacén los elementos necesarios; en el caso de las tarjetas de tiempo ocurre igual, ya que también se conoce el tiempo requerido para la producción. En otros sistemas no ocurre lo mismo, ya que sólo cuando se produce se conocen las cantidades y cualquier número de requisiciones y de tarjetas de tiempo es usado.
3) Como consecuencia de la oportunidad de la información, la empresa puede tomar mejores decisiones en cuanto a:
a) Fijación de precios de venta
b) Analizar rentabilidad por producto
c) Analizar qué productos retirar
4) El sistema permite elaborar el presupuesto.
5) Hay mejores normas para la evaluación operativa y administrativa.
C. DESVENTAJASDELOSCOSTOSESTANDAR
l) Su implementación puede ser costosa.
2) Por pensarse en la eficiencia se puede perder eficacia.
3) Para ciertas empresas por su tamaño no aceptan el sistema estándar
y podría ser más apropiado un sistema de costos estimados o un sistema de costos real .
D. TIPOS DE ESTANDARES:
la abundante literatura que existe en el medio normalmente de
autores norteamericanos- ha permitido que se den diferentes denominaciones a una misma cosa. En otro orden de ideas a los mismos estándares se ha llamado de diferentes maneras. Pretendiendo no confundir al lector, si no más bien hacerle una fácil asimilación de¡ tema, he tratado de clasificarla de tal manera que se unifiquen los criterios. Veamos,
Con los nombres de: estándares básicos, pasos, ideales de catálogo que tienen las siguientes características:
Su rendimiento se espera que sea el máximo, es decir, un rendimiento de¡ 100%
Se consideran que son estándares para el largo plazo, lo que implica hacer las mínimas modificaciones. Charles T. Horngren los ha definido así: "Son los sueños de los Ingenieros Industriales en sus fábricas celestiales.
Un segundo grupo de estándares se ha llamado como: normales, circulares, flojos, de promedio, espectros y móviles. El rendimiento de estos estándares se espera que en promedio sea el de períodos anteriores. Son estándares para el corto plazo que permite sean fácilmente modificables.
Existe un tercer grupo que se conoce como: reales previstos, elevado rendimiento factible y presupuestado. Estos estándares tienen la característica de que con una actuación normal pueden ser fácilmente alcanzabas lo que permite servir de factor motivante. Son determinados para el corto plazo pero un corto plazo definido - normalmente un período contable -.
Con cualquiera de los tres tipos arriba descritos una empresa puede trabajar. Si lo que se pretende es estandarizar los materiales o el tiempo de producción, es necesario utilizar los estándares ideales. El caso más concreto de éstos sé da en productos que llevan bastante tiempo sin ser modificados y siguen cumpliendo su función. La Coca-Cola es un prototipo, la tela conque se produce el jean, etc.
El precio de compra de los materiales es difícil que se pueda estandarizar y es necesario recurrir entonces a los estándares de¡ grupo 2 y por el lado humano de la empresa el grupo 3 tiene sus aplicaciones.
E. DETERMINACION DE ESTANDARES:
Como más adelante se demuestra, para establecer cuánto debería costar
la producción de un artículo, es necesario definir estándares: dos por cada elemento de¡ costo.
1 ) Estándares de materiales: Con este estándar se pretende determinar cuánto deberían costar los materiales para el producto que se elabora. Esto implica estandarizar precios y cantidades.
a) Estándares de precios: Como anteriormente se indicó éste es un estándar que solo se puede definir para el corto plazo. Es tratar de proyectar por parte de la compañía cuánto debería pagar por sus materiales en un futuro. Para llegar a establecer este precio, normalmente las empresas conforman un comité. Este comité puede estar compuesto por las siguientes personas: El jefe de compras que es quien conoce los proveedores - sabe dónde se compra -; el jefe de producción que es quien conoce las especificaciones de los materiales requeridos y evitar compras de materiales que no cumplan las condiciones exigidas; el jefe del departamento financiero que es el encargado de indicar las formas de pago; también debe tener participación en este comité un representante de mercadeo ya que las especificaciones de lo que verdaderamente quiere el consumidor puede influir en el tipo de material que se requiere. Bien sabido es que en ningún momento un comité toma decisiones y su labor es de sugerir, por consiguiente la decisión es tomada exclusivamente por la gerencia.
El precio de compra deberá incluir los siguientes conceptos:
- El precio de lista.
- Si es posible identificar sin son de valor relevante y si la empresa desea tener los precios más científicos deberá cargar los -fletes- seguros, y costos de manejo. La inflación proyectada también debe ser incluida.
- En ocasiones existen materiales que tienen un impuesto al valor agregado ¡VA mayor que el reconocido por el gobierno. Si esto ocurre, es necesario agregar también 'al precio la diferencia entre lo pagado y lo reconocido por el gobierno.
- Los descuentos se deducirán si son descuentos comerciales y por volumen cuando se compre lo exigido por el proveedor. Los descuentos por pronto pago deben ser considerados como ingresos o egresos financieros.
Existen diferentes formas de determinar el precio estándar. La forma más tradicional en nuestro medio es la de considerar precios negociados, es decir, llegar a un acuerdo con el proveedor de manera que garantice un precio igual para un período determinado. Otra forma usual es la de utilizar la estadística, tratar de proyectar el precio. Aunque se pierde la característica de estándar es frecuente que algunas empresas se valgan de la intuición para fijar este renglón. Cuando se puede confiar en el mercado, es posible que éste pueda dar una información aceptable para proyectar los precios.
Cualquier variación que se presente entre el precio pagado y el precio estándar debe ser consultado con el jefe de compras no para hacerlo responsable - es difícil que este funcionario pueda tener incidencia en los cambios de precios -, más bien, para conocer las causas y poder tomar las medidas correctivas.
b ) Estándares de cantidades: Este estándar pretende' indicar las cantidades necesarias para que se pueda elaborar el producto requerido por el consumidor.
Las pruebas de laboratorio e investigaciones de mercados pueden ser las bases para llegar a establecer la FORMULA DE ELABORACION.
El estándar de cantidades puede ser hecho para el largo plazo en la esencia de¡ producto. Los accidentes como color, forma, talla, etc., pueden permitir ciertos cambios que den apariencia de un nuevo producto pero conservando las características fundamentales.
Para evitar daños en la producción del artículo, es necesario además de las cantidades mínimas requeridas dejar alguna holgura en el estándar. Cualquier exceso -a veces menor cantidad- de material usado es de responsabilidad del jefe de producción.
2.) Estándares de mano de obra: Al igual que con el costo estándar de los materiales, es necesario en el caso de la mano de obra fijar también un estándar por precio o salario y otro por tiempo o cantidad.
a) Estándar de precio. Este estándar indica el precio que deberá cargarse
al producto por utilizarse la mano de obra.
Es responsabilidad de Relaciones Industriales fijar el salario que se debe
pagara quienes directamente transforman el producto.
La base para determinar el precio estándar de la mano de obra puede ser las convenciones colectivas que surgen de acuerdo con los Sindicatos. Si en la empresa no hay Sindicato, la base puede ser un acuerdo colectivo; a falta de este acuerdo, se puede hacer por promedio de los pagos hechos en períodos anteriores y en última instancia por lo que se paga a la competencia.
El salario estándar deberá incluir el salario básico más las prestaciones sociales más los aportes patronales que generan quienes constituyen la mano de obra directa.
Es normal que en el medio colombiano las convenciones y los pactos colectivos se acuerden para un período hasta de dos años.
Cualquier cambio que se dé entre lo pagado y lo estandarizado tiene como responsable a Relaciones Industriales o a Producción si está ubicando mal el personal.
b) Estándares de tiempo y cantidad. Para determinar qué cantidad de tiempo se debería utilizar en la producción de un artículo, la- Ingeniería Industrial ha desarrollado los estudios de tiempo y movimientos. Por consiguiente son responsables de determinar el tiempo estándar los departamentos de Ingeniería Industrial. El tiempo debe ser fijado para un largo plazo. La responsabilidad por usar mayor o menor cantidad de tiempo en la producción recae en el departamento de producción.
El estándar de tiempo debe incluir además de lo que en condiciones normales se estima, una holgura que se denomina suplementos. Dentro de los suplementos debe adicionarse parte por fatiga, necesidades fisiológicas y algunas actividades que no son productivas.
3) Estándares de costos indirectos fabricación: CIF. Como todo costo estándar, este elemento de¡ costo requiere también que se defina un estándar,, por precio y otro por cantidad.
Estándar de precio o tasa estándar. Para poder definir esta tasa es necesario hacer dos presupuestos:
Lo primero que debe proyectar es el nivel de actuación que se espera alcanzar, es decir, qué nivel de operación es el más recomendable para la empresa.
El segundo presupuesto es el de los costos indirectos de fabricación.
Para el nivel de actuación es necesario definir qué capacidad deberá utilizar la empresa y qué base debe ser usada. - No es tema de este capítulo entrar a discutir cuáles criterios con respecto a éste sea lo mejor -Con respecto al presupuesto de los CIF se partirá de un presupuesto flexible.
Es normal que la tasa se defina en término de $/hora y definida así, la cantidad estándar serían las horas de mano de obra que se estandarizaron en el ese elemento mano de obra directa.
Son responsables de definir estos dos estándares los encargados de producción y la responsabilidad de hacer buen o mal uso recae también en producción.
Una vez definidos los estándares por cada elemento de¡ costo, la empresa elabora una tarjeta estándar que solo es un resumen de los seis estándar6.
Un ejemplo de esta tarjeta se muestra a continuación:
COMPAÑIA A.
TAR)ETA DE COSTOS ESTANDAR
Producto Z.
Materiales:
Precio estándar xxxxx
Cantidad estándar xxxxx
Costo estándar materiales xxxxx
Mano de obra:
Precio estándar xxxxx
Cantidad estándar xxxxx
Costo estándar mano de obra xxxxx
Costos Indirectos de fabricación:
Tasa estándar xxxxx
Cantidad estándar xxxxx
Costo estándar de los CIF xxxxx
Costo estándar de producción xxxxx
Aplicación del coeficiente regulador
Margen o porcentaje de error que tuvimos entre lo que realmente gastamos y lo que estimamos gastar.
Las variaciones registradas en Producción en Proceso siempre deben registrarse abonadas en rojo o negro
Las variaciones registradas en las cuentas de variación se registran cargadas o abonadas pero siempre en negro
En costos estimados siempre lo mínimo y lo máximo a corregir es la producción terminada
Analisis de las variaciones
El sistema de costos estándar, fundamentalmente, es un instrumento orgánico para controlar y reducir los costos en todos los niveles directivos y en todas las unidades productivas u operativas de la empresa.
En otras palabras el sistema de costos estándar consiste en establecer los costos unitarios y totales de los artículos a elaborar por cada centro de producción, previamente a su fabricación, basándose en los métodos más eficientes de elaboración y relacionándolos con el volumen dado de producción.
Generalidades
- Concepto del costo
- Importancia y objetivos
- Elementos del costo de producción
- Clasificación de empresas
- Comerciales
- Industriales
- De servicio
- Estado de costo de producción
- Concepto
- Presentación
- Utilidad de Estado de Costos de Ventas
Control y organización administrativo-contable de materias primas.
- Importancia
- Tipos de inventarios
- Método de valuación (UEPS, PEPS, Precios Promedios)
- Sistemas de Registros
- Cedulas de registro de control físico
Control y registro de la mano de obra
- Cuentas relativas al control y registro
- Cedulas de control de mano de obra
- Nomina
- Integración de elementos
- Tratamiento fiscal
Control y registro de Cargos Indirectos de Producción.
- Importancia de los gastos de fabricación
- Presupuesto de cargos indirectos
- Integración de los electos en la elaboración de presupuestos
Procedimiento de control de producción por órdenes de trabajo y procesos.
- Ordenes de trabajo
- Costeo por ordenes de trabajo
- Procesos de producción
- Costeo por ordenes de proceso
Costos estimados y estándar.
- Definición
- Manejos de costos estimados y estándar
- Aplicación del coeficiente regulador
- Análisis de las variaciones
Generalidades
Concepto del costo
El costo o coste es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. Al determinar el costo de producción, se puede establecer el precio de venta al público del bien en cuestión (el precio al público es la suma del costo más el beneficio).
Importancia y objetivos
El empresario que sabe calcular adecuadamente los costos en su empresa, tiene mayores probabilidades de éxito en su gestión empresarial.
En los momentos actuales, los precios de los productos y servicios están en constante cambio, lo que exige del empresario un mayor conocimiento del comportamiento de los costos de los diferentes factores que intervienen en la producción de los bienes y servicios que ofrece.
Elementos del costo de producción
Fabricar es consumir o transformar insumos para la producción de bienes o servicios. La fabricación es un proceso de transformación que demanda un conjunto de bienes y prestaciones, denominados elementos, y son las partes con las que se elabora un producto o servicio:
• Materiales directos
• Mano de obra directa
• Gastos indirectos de fabricación.
El registro de estos elementos consta de dos partes:
• Concentración de los costos por elementos (el debe de la cuenta)
• Transformación de los elementos por su incorporación a los procesos (haber de la cuenta).
La administración, planeamiento y control hacen a otra función: la coordinación, que está especialmente referida a:
• Número y calidad de las partes componentes.
• Niveles de inventarios (recursos físicos) o de disponibilidad (recursos humanos).
• Políticas de compras o aprovisionamiento y de contratación.
Esquemas de costos
• Costo primo: o primer costo, compuesto por la suma: MATERIALES + MANO DE OBRA.
• Costo de conversión: MANO DE OBRA + COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN.
• Costo de producción: MATERIALES + MANO DE OBRA + COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN.
Clasificación de empresas
• Comerciales: Desarrolla la venta de los productos terminados en la fábrica.
Ejemplo: Cadenas de almacenes Ley, La 14, Carrefour etc.
• Industriales: Transforma la materia prima en un producto terminado.
Ejemplo: Acerías Paz del Río, Ingenio Risaralda.
• De servicio: Entregarle sus servicios o la prestación de estos a la comunidad.
Ejemplo: Clínicas, salones de belleza, transportes.
Estado de costo de producción
COSTO DE PRODUCCIÓN. Representa todas las operaciones realizadas desde la adquisición de la materia prima hasta su transformación en artículos de consumo o de servicio. En este concepto destacan tres elementos o factores que a continuación se mencionan:
a) Materia prima: Es el elemento que se convierte en un artículo de consumo o de servicio.
b) Mano de obra: Es el esfuerzo humano necesario para la transformación de la materia prima.
c) Gastos indirectos de producción: Son los elementos necesarios y accesorios para la transformación de la materia prima, y que incluyen sueldos y erogaciones necesarios para tal fin.
COSTO UNITARIO DE PRODUCCIÓN. Se conoce como costo unitario, el valor de un artículo en particular. Los objetivos de la determinación del costo unitario son los siguientes:
Valuar los inventarios de productos terminados y en proceso
Conocer el costo de producción de los artículos vendidos
Tener base de cálculo en la fijación de precios de venta, y así poder determinar el margen de utilidad probable.
Presentación
Cía. XYZ, S.A.
Estado de Costo de Producción y Ventas
Del __ de __________ al __ de ____________ de _____
Compras Netas Materias Primas XXXX
Más: Inventario Inicial Materias Primas XXXX
Menos: Inventario Final Materias Primas XXXX
Igual: Materia Prima Utilizada XXXX
Más: Mano de obra directa XXXX
Igual: Costo Primo XXXX
Más: Gastos Indirectos de Fabricación XXXX
Igual: Costo Total de Manufactura XXXX
Más: Inventario Inicial Producción en Proceso XXXX
Menos: Inventario Final Producción en Proceso XXXX
Igual: Costo Total de Artículos Producidos XXXX
Más: Inventario Inicial Productos Terminados XXXX
Menos: Inventario Final Productos Terminados XXXX
Igual: COSTO DE VENTAS XXXX
1. Control y organización administrativo-contable de materias primas.
Importancia
Importancia del control de la materia prima y materiales. Esta basada en la teoría de que todas las compras de materia prima y materiales equivalentes a dinero invertido y por lo tanto su guarda, custodia y contabilización, deberán realizarse con igual cuidado que el que se pone en el control de fondos de una empresa, evitando al máximo desperdicios innecesarios por un posible deterioro o bien el mal uso de los mismos. Un control y contabilización adecuados permitirá a la compañía estados financieros razonables, datos sobre los consumos utilizados en la producción y sobre todo permite una información completa respecto al costo de los productos manufacturados.
Principios que rigen la contabilización y control de la materia prima y materiales.
1.- todas las transacciones que impliquen compra, recepción y almacenaje y consumo de materias primas, deberán ser autorizados por funcionarios o ejecutivos responsables basados en pedidos expresos.
2.- todos los movimientos de entradas y salida de materiales y entregas a producción deberán intervenir por lo menos dos personas a fin de evitar robos, fraudes o malversaciones.
3.- todas las materias primas o materiales cuyo empleo no sea d manera inmediata en la producción, deberán estar almacenadas en lugar seguro y bajo una adecuada vigilancia.
4.- tanto la clase como la cantidad de materia prima empleada en los departamentos productivos o en la producción de una orden determinada, deberán ser fácilmente conseguidas.
5.- en cualquier momento, deberán poderse averiguar, contar y verificar las cantidades y valores en toda materia prima y materiales que haya en existencia.
6.- todas las cuentas de costos y de inventarios que se relacionen con las materia primas y materiales deberán ser susceptibles de comprobación en cuanto a la exactitud de sus totales por medio de cuentas principales en el mayor general.
Estos principios trata de impedir el derroche y perdida en el consumo de materias y materiales, evitar robos, establecer responsabilidades, promueve la realización de compras adecuadas, establecen normas de consumo, permite la toma de inventarios y mantener un registro correcto del costo de la materia prima empleada en el proceso productivo, facilitando las labores de auditoría.
Tipos de inventarios
UEPS: Siglas que significan últimas entradas-primeras salidas, nombre con el que se designa el método de valuación de inventarios que consiste en suponer que los últimos artículos en entrar al almacén o a la producción, son los primeros en salir.
Por lo tanto en el método UEPS, al finalizar el ejercicio las existencias quedan registradas a los Precios de adquisición o producción más antiguos.
PEPS: Método de valuación de inventarios mediante el cual se considera que lo que se vende es lo que primero entró al almacén, por lo que el Inventario queda valuado a los Precios de las últimas adquisiciones. Este método de "costeo" del Inventario es - cuanto a las Utilidades que se pueden estar reportando, pues aunque éstas fuesen altas, en una época inflacionaria se podría estar vendiendo a Precios bajos y correr el peligro de descapitalizarse. Por otro lado, con el método PEPS el Inventario queda valuado en forma más realista.
Precios Promedios: En este método la forma de calcular el costo consiste en dividir el importe del saldo entre el número de unidades en existencia esta operación se efectuara en cada operación de compra y en términos genéreles cada vez que haya un modificación del saldo o de las existencias con el costo promedio determinado se evaluara el costo de ventas y el inventario final.
Efectos financieros
Una de las grandes ventajas de este método es la que deriva de su sencillez en el manejo de los registros auxiliares de almacén así mismo es muy recomendable en épocas de estabilidad económica ya que al no existir movimientos continuos ni bruscos en los precios (inflación) el costo de ventas puede llagar a hacer representativo del mercado. Una de sus principales desventajas se presenta en épocas de inflación pues al evaluar los artículos a precios promedio los deja del los precios del mercado que son necesarios para una correcta valuación del costo de ventas y del inventario final. Existen varias formas para calcular el costo promedio como el promedio simple el promedio móvil el promedio ponderado pero en términos generales mantienen en común el hacho de dividir el saldo entre la existencia.
Sistemas de Registros
Registro de Inventario Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes:
1. Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico.
2. Sistema de registros de Inventario Perpetuo.
En el sistema de inventario periódico, la mercancía que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada.
En el sistema de Inventario Perpetuo, la mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.
2. Control y registro de la mano de obra
Nomina
Integración de elementos
Tratamiento fiscal
Por Nómina entendemos el documento que recoge las retribuciones fijas y periódicas (diarias, semanales o mensuales) pactadas por la empresa con el trabajador por la realización del trabajo que se le tiene encomendado y cuyo importe se hace efectivo en la fecha acordada.
En la Nómina se recogen los sueldos y salarios acordados que constituyen el sueldo bruto de sus retribuciones.
►A.- RETRIBUCIONES EN EFECTIVO O DINERARIAS
Dentro del concepto RETRIBUCIONES entra:
- el sueldo base determinado por Convenio Colectivo o por la empresa cuando es superior al determinado por los Convenios.
- Retribuciones voluntarias extra salariales
- Gratificaciones
- Complementos por dedicación o por responsabilidad del cargo
- Horas extraordinarias
- Antigüedad
- Pagos por cuenta de la seguridad Social por incapacidades temporales
Todos estos conceptos la contabilidad los recoge en la cuenta 640.
A efectos de una mejor información es conveniente abrir subcuentas en las que clasificar algunos de estos conceptos-
Por ejemplo
640.0 Sueldos y remuneraciones
640.1 Retribuciones voluntarias extra salariales
640.2 Gratificaciones
640.3 Complementos por dedicación / responsabilidad del cargo
640.4 Horas extraordinarias
640.5 Antigüedad
640.6 Pagos por Seguridad Social
640.7
También pueden ser o no de carácter fijo y periódico
644 Dietas
645 Comisiones
646 Pagas extraordinarias (participación en beneficios o por algún acontecimiento especial)
Y también, pero lógicamente de carácter puntual
641 Indemnizaciones
647 Finiquitos
Las deducciones en las Nóminas son por:
4751 Impuesto sobre la renta de las personas físicas (por la retención del IRPF)
476 Organismos de la Seguridad Social (por la retención de la cuota de la Seguridad Social que le corresponda)
460 Anticipo de remuneraciones (para compensar el importe de la nómina que se le había anticipado) El anticipo normalmente no figura en la nómina sino en documento en el que figura la solicitud y concesión del anticipo.
El asiento o registro contable de la nómina, que debe hacerse siempre en el mes de su devengo, es el siguiente:
Cargo a cuenta 640X correspondiente con abono a 4751
a 476
a 460 ( si hay que compensar anticipos )
a 465 .
Al hacer efectivo el pago de la Nómina (en dicho mes o al siguiente)
Cargo a cuenta 465 con abono a cuenta 572 ó 570 (según se haga el pago)
Cargo a cuenta 626 (gastos bancarios por servicio transferencia)
En el mismo mes en que contabilizamos la Nómina debe realizarse el asiento de la cuota patronal
Cargo a cuenta 642 con abono a 476.
Los impresos TC 1 y TC2, debidamente cumplimentados reflejan, el importe a pagar a la Seguridad Social que es igual al saldo de la cuenta 476 (retención a los trabajadores + cuota patronal).
Este pago se realiza al mes siguiente de contabilizar su devengo, siendo su registro contable:
Cargo a 476 con abono a 572 ó 570 (según se realice el pago)
3. Control y registro de Cargos Indirectos de Producción.
Importancia de los gastos de fabricación
Están constituidos por todos los desembolsos necesarios para llevar a cabo la producción; por su naturaleza no son aplicables directamente al costo de un producto, como por ejemplo: material indirecto, mano de obra indirecta y gastos indirectos (energía, combustibles, seguro, renta, etc.).
Presupuesto de cargos indirectos
Se les denomina gastos de fabricación, cargos indirectos de producción o simplemente cargos indirectos. Pueden clasificarse en seis grupos:
a) Materias primas indirectas utilizadas
b) Mano de obra indirecta empleada.-Sueldos y prestaciones de los altos funcionarios de la fábrica, de jefes de departamentos fabriles, de empleados administrativos fabriles, de trabajadores de de departamentos fabriles en los que se lleva a cabo la transformación de los productos, aun cuando aquellos no intervienen en ésta, de operarios aunque normalmente, están consagrados a la elaboración de productos transitoriamente pueden no realizar actividades de transformación (enfermedades pagadas, vacaciones, trabajos generales, etc.), de los trabajadores que intervienen directamente en la producción - por razones prácticas de conveniencia-
c) Erogaciones indirectas de fabricación.- Renta, alumbrado, fuerza, calefacción, erogaciones de troqueles, erogaciones de herramientas, conservación y mantenimiento, reparaciones exteriores y diversas erogaciones fabriles.
d) Depreciaciones de activos fijos fabriles.- Del edificio de la fábrica, de la maquinaria y equipo, del equipo de transporte interno, del mobiliario y equipo de las oficinas de la fábrica, de los troqueles.
e) Amortizaciones de cargos diferidos fabriles.- De gastos de instalación de la fábrica, de gastos de adaptación fabriles.
f) Aplicaciones de gastos fabriles pagados por anticipado.- Consumo de útiles de escritorio y papelería dentro de la fábrica, aplicación del impuesto predial o de la renta pagada por anticipado, aplicación de las primas de seguro contra incendio del edificio, maquinaria y equipo fabril, aplicación de las primas de seguro contra incendio de las materias primas, aplicación de las primas de seguros contra accidentes a los trabajadores.
4. Procedimiento de control de producción por órdenes de trabajo y procesos.
Ordenes de trabajo/Costeo por órdenes de trabajo
El costo de producir un bien o servicio se puede definir como el valor del conjunto de bienes (material directo e indirecto) y esfuerzos (mano de obra directa e indirecta) en que se ha incurrido o se va a incurrir en el departamento de producción para obtener como resultado un bien o producto terminado con buenas condiciones para ser adquirido por el sector comercial.
El costo del producto que se desea fabricar debe ser similar o más bajo, pero de buena calidad al del producto de la competencia, desde el punto de vista contable, costo es la suma de valores, cuantificables en dinero que representan el consumo de los factores de la producción (MD, MOD, CIF) desembolsados para lograr el objetivo de obtener un producto terminado. El principal objetivo de la contabilidad de costos es contribuir al control de las operaciones, comunicar información financiera y ejercer un control administrativo que sirva como una herramienta de planeación, control y toma de decisiones.
El fin primordial de un sistema de contabilidad de costos es reunir datos relacionados al costo de producir cada unidad de fabricación. Al obtener estos datos la gerencia y personal de apoyo distribuyen los recursos de la empresa para cumplir con las metas organizacionales, puesto que los recursos son limitados deben basarse en datos de costos al decidir las acciones que proporcionarían rendimientos óptimos para la empresa.
El control de los costos de producción permite a la gerencia obtener información necesaria y tomar acciones con el fin de reducir costos, por ejemplo: usando material sustituto, proponiendo un nuevo diseño del producto sin disminuir la calidad, pero si la cantidad de material empleado, modificando los sistemas de salarios para disminuir la mano de obra ociosa y los costos de la misma, instalar maquinaria para aumentar la producción o reemplazar maquinaria obsoleta, controlando adecuadamente las compras y salidas de materiales y suministros para reducir desperdicios.
El sistema de costeo por órdenes de trabajo es aplicable a aquellas empresas manufactureras que producen de acuerdo a especificaciones del cliente. Las empresas que normalmente utilizan el sistema de costeo por órdenes de trabajo son: constructoras, productoras de videos publicitarios, mueblerías, imprentas, cartoneras, plásticos, maquila, zapatería, entre otros. En este sistema es importante llevar un estricto control de las órdenes que se someten a proceso a través de numeración asignada a cada una de ellas y controlar el costo primo (MD y MOD) por medio de remisiones de bodega al departamento de producción y boleta de trabajo para cada orden de producción.
Procesos de producción
Un proceso de producción es un sistema de acciones que se encuentran interrelacionadas de forma dinámica y que se orientan a la transformación de ciertos elementos. De esta manera, los elementos de entrada (conocidos como factores) pasan a ser elementos de salida (productos), tras un proceso en el que se incrementa su valor.
Cabe destacar que los factores son los bienes que se utilizan con fines productivos (las materias primas). Los productos, en cambio, están destinados a la venta al consumidor o mayorista.
Las acciones productivas son las actividades que se desarrollan en el marco del proceso. Pueden ser acciones inmediatas (que generan servicios que son consumidos por el producto final, cualquiera sea su estado de transformación) o acciones mediatas (que generan servicios que son consumidos por otras acciones o actividades del proceso)
5. Costos estimados y estándar.
Definición
• COSTOS ESTIMADOS .- Los Costos Estimados representan la cantidad que según la empresa, costará realmente un producto o la operación de un proceso, durante cierto período.
• COSTOS ESTÁNDAR.- Los Costos Estándar son costos científica y técnicamente predeterminados que sirven de base para medir la actuación real
A. DEFINICIONES IMPORTANTES:
1) Un estándar se puede definir como un patrón de medida científicamente elaborado.
2) Un costo estándar es entonces un patrón de medida que nos indica cuánto debería tostar la elaboración de un producto o la prestación de un servicio si se dan ciertas condiciones.
3) Un sistema de costos estándar es el conjunto de procedimientos y normas que permiten determinar el costo estándar y además ayudar en el control y la toma de decisiones.
4) Cuando los estándares se involucran formalmente al sistema contable de la empresa se dice que hay un sistema de contabilidad de costos estándar.
Para el caso que nos ocupa en este capítulo, se desarrollarán métodos que no nos involucro en los sistemas contables.
VENTAJAS DE LOS COSTOS ESTANDAR
Para poder hablar de ventajas de algo, es necesario referenciarlo con respecto a otra cosa. En este caso las ventajas de los costos enfrentaremos contra el costo real.
1 ) La primera ventaja de sistema de costos estándar está dada por la calidad de la información que suministra. Esta información es más rápida, oportuna, veraz y económica.
2) Una vez implantado el sistema es más económico. Esta economía se refleja en la reducción de papelería y trabajo de Secretaria. Veamos:
Como con anterioridad se conoce qué cantidad de materiales se requiere para elaborar determinado producto, basta entonces con una sola requisición de materiales para solicitar al almacén los elementos necesarios; en el caso de las tarjetas de tiempo ocurre igual, ya que también se conoce el tiempo requerido para la producción. En otros sistemas no ocurre lo mismo, ya que sólo cuando se produce se conocen las cantidades y cualquier número de requisiciones y de tarjetas de tiempo es usado.
3) Como consecuencia de la oportunidad de la información, la empresa puede tomar mejores decisiones en cuanto a:
a) Fijación de precios de venta
b) Analizar rentabilidad por producto
c) Analizar qué productos retirar
4) El sistema permite elaborar el presupuesto.
5) Hay mejores normas para la evaluación operativa y administrativa.
C. DESVENTAJASDELOSCOSTOSESTANDAR
l) Su implementación puede ser costosa.
2) Por pensarse en la eficiencia se puede perder eficacia.
3) Para ciertas empresas por su tamaño no aceptan el sistema estándar
y podría ser más apropiado un sistema de costos estimados o un sistema de costos real .
D. TIPOS DE ESTANDARES:
la abundante literatura que existe en el medio normalmente de
autores norteamericanos- ha permitido que se den diferentes denominaciones a una misma cosa. En otro orden de ideas a los mismos estándares se ha llamado de diferentes maneras. Pretendiendo no confundir al lector, si no más bien hacerle una fácil asimilación de¡ tema, he tratado de clasificarla de tal manera que se unifiquen los criterios. Veamos,
Con los nombres de: estándares básicos, pasos, ideales de catálogo que tienen las siguientes características:
Su rendimiento se espera que sea el máximo, es decir, un rendimiento de¡ 100%
Se consideran que son estándares para el largo plazo, lo que implica hacer las mínimas modificaciones. Charles T. Horngren los ha definido así: "Son los sueños de los Ingenieros Industriales en sus fábricas celestiales.
Un segundo grupo de estándares se ha llamado como: normales, circulares, flojos, de promedio, espectros y móviles. El rendimiento de estos estándares se espera que en promedio sea el de períodos anteriores. Son estándares para el corto plazo que permite sean fácilmente modificables.
Existe un tercer grupo que se conoce como: reales previstos, elevado rendimiento factible y presupuestado. Estos estándares tienen la característica de que con una actuación normal pueden ser fácilmente alcanzabas lo que permite servir de factor motivante. Son determinados para el corto plazo pero un corto plazo definido - normalmente un período contable -.
Con cualquiera de los tres tipos arriba descritos una empresa puede trabajar. Si lo que se pretende es estandarizar los materiales o el tiempo de producción, es necesario utilizar los estándares ideales. El caso más concreto de éstos sé da en productos que llevan bastante tiempo sin ser modificados y siguen cumpliendo su función. La Coca-Cola es un prototipo, la tela conque se produce el jean, etc.
El precio de compra de los materiales es difícil que se pueda estandarizar y es necesario recurrir entonces a los estándares de¡ grupo 2 y por el lado humano de la empresa el grupo 3 tiene sus aplicaciones.
E. DETERMINACION DE ESTANDARES:
Como más adelante se demuestra, para establecer cuánto debería costar
la producción de un artículo, es necesario definir estándares: dos por cada elemento de¡ costo.
1 ) Estándares de materiales: Con este estándar se pretende determinar cuánto deberían costar los materiales para el producto que se elabora. Esto implica estandarizar precios y cantidades.
a) Estándares de precios: Como anteriormente se indicó éste es un estándar que solo se puede definir para el corto plazo. Es tratar de proyectar por parte de la compañía cuánto debería pagar por sus materiales en un futuro. Para llegar a establecer este precio, normalmente las empresas conforman un comité. Este comité puede estar compuesto por las siguientes personas: El jefe de compras que es quien conoce los proveedores - sabe dónde se compra -; el jefe de producción que es quien conoce las especificaciones de los materiales requeridos y evitar compras de materiales que no cumplan las condiciones exigidas; el jefe del departamento financiero que es el encargado de indicar las formas de pago; también debe tener participación en este comité un representante de mercadeo ya que las especificaciones de lo que verdaderamente quiere el consumidor puede influir en el tipo de material que se requiere. Bien sabido es que en ningún momento un comité toma decisiones y su labor es de sugerir, por consiguiente la decisión es tomada exclusivamente por la gerencia.
El precio de compra deberá incluir los siguientes conceptos:
- El precio de lista.
- Si es posible identificar sin son de valor relevante y si la empresa desea tener los precios más científicos deberá cargar los -fletes- seguros, y costos de manejo. La inflación proyectada también debe ser incluida.
- En ocasiones existen materiales que tienen un impuesto al valor agregado ¡VA mayor que el reconocido por el gobierno. Si esto ocurre, es necesario agregar también 'al precio la diferencia entre lo pagado y lo reconocido por el gobierno.
- Los descuentos se deducirán si son descuentos comerciales y por volumen cuando se compre lo exigido por el proveedor. Los descuentos por pronto pago deben ser considerados como ingresos o egresos financieros.
Existen diferentes formas de determinar el precio estándar. La forma más tradicional en nuestro medio es la de considerar precios negociados, es decir, llegar a un acuerdo con el proveedor de manera que garantice un precio igual para un período determinado. Otra forma usual es la de utilizar la estadística, tratar de proyectar el precio. Aunque se pierde la característica de estándar es frecuente que algunas empresas se valgan de la intuición para fijar este renglón. Cuando se puede confiar en el mercado, es posible que éste pueda dar una información aceptable para proyectar los precios.
Cualquier variación que se presente entre el precio pagado y el precio estándar debe ser consultado con el jefe de compras no para hacerlo responsable - es difícil que este funcionario pueda tener incidencia en los cambios de precios -, más bien, para conocer las causas y poder tomar las medidas correctivas.
b ) Estándares de cantidades: Este estándar pretende' indicar las cantidades necesarias para que se pueda elaborar el producto requerido por el consumidor.
Las pruebas de laboratorio e investigaciones de mercados pueden ser las bases para llegar a establecer la FORMULA DE ELABORACION.
El estándar de cantidades puede ser hecho para el largo plazo en la esencia de¡ producto. Los accidentes como color, forma, talla, etc., pueden permitir ciertos cambios que den apariencia de un nuevo producto pero conservando las características fundamentales.
Para evitar daños en la producción del artículo, es necesario además de las cantidades mínimas requeridas dejar alguna holgura en el estándar. Cualquier exceso -a veces menor cantidad- de material usado es de responsabilidad del jefe de producción.
2.) Estándares de mano de obra: Al igual que con el costo estándar de los materiales, es necesario en el caso de la mano de obra fijar también un estándar por precio o salario y otro por tiempo o cantidad.
a) Estándar de precio. Este estándar indica el precio que deberá cargarse
al producto por utilizarse la mano de obra.
Es responsabilidad de Relaciones Industriales fijar el salario que se debe
pagara quienes directamente transforman el producto.
La base para determinar el precio estándar de la mano de obra puede ser las convenciones colectivas que surgen de acuerdo con los Sindicatos. Si en la empresa no hay Sindicato, la base puede ser un acuerdo colectivo; a falta de este acuerdo, se puede hacer por promedio de los pagos hechos en períodos anteriores y en última instancia por lo que se paga a la competencia.
El salario estándar deberá incluir el salario básico más las prestaciones sociales más los aportes patronales que generan quienes constituyen la mano de obra directa.
Es normal que en el medio colombiano las convenciones y los pactos colectivos se acuerden para un período hasta de dos años.
Cualquier cambio que se dé entre lo pagado y lo estandarizado tiene como responsable a Relaciones Industriales o a Producción si está ubicando mal el personal.
b) Estándares de tiempo y cantidad. Para determinar qué cantidad de tiempo se debería utilizar en la producción de un artículo, la- Ingeniería Industrial ha desarrollado los estudios de tiempo y movimientos. Por consiguiente son responsables de determinar el tiempo estándar los departamentos de Ingeniería Industrial. El tiempo debe ser fijado para un largo plazo. La responsabilidad por usar mayor o menor cantidad de tiempo en la producción recae en el departamento de producción.
El estándar de tiempo debe incluir además de lo que en condiciones normales se estima, una holgura que se denomina suplementos. Dentro de los suplementos debe adicionarse parte por fatiga, necesidades fisiológicas y algunas actividades que no son productivas.
3) Estándares de costos indirectos fabricación: CIF. Como todo costo estándar, este elemento de¡ costo requiere también que se defina un estándar,, por precio y otro por cantidad.
Estándar de precio o tasa estándar. Para poder definir esta tasa es necesario hacer dos presupuestos:
Lo primero que debe proyectar es el nivel de actuación que se espera alcanzar, es decir, qué nivel de operación es el más recomendable para la empresa.
El segundo presupuesto es el de los costos indirectos de fabricación.
Para el nivel de actuación es necesario definir qué capacidad deberá utilizar la empresa y qué base debe ser usada. - No es tema de este capítulo entrar a discutir cuáles criterios con respecto a éste sea lo mejor -Con respecto al presupuesto de los CIF se partirá de un presupuesto flexible.
Es normal que la tasa se defina en término de $/hora y definida así, la cantidad estándar serían las horas de mano de obra que se estandarizaron en el ese elemento mano de obra directa.
Son responsables de definir estos dos estándares los encargados de producción y la responsabilidad de hacer buen o mal uso recae también en producción.
Una vez definidos los estándares por cada elemento de¡ costo, la empresa elabora una tarjeta estándar que solo es un resumen de los seis estándar6.
Un ejemplo de esta tarjeta se muestra a continuación:
COMPAÑIA A.
TAR)ETA DE COSTOS ESTANDAR
Producto Z.
Materiales:
Precio estándar xxxxx
Cantidad estándar xxxxx
Costo estándar materiales xxxxx
Mano de obra:
Precio estándar xxxxx
Cantidad estándar xxxxx
Costo estándar mano de obra xxxxx
Costos Indirectos de fabricación:
Tasa estándar xxxxx
Cantidad estándar xxxxx
Costo estándar de los CIF xxxxx
Costo estándar de producción xxxxx
Aplicación del coeficiente regulador
Margen o porcentaje de error que tuvimos entre lo que realmente gastamos y lo que estimamos gastar.
Las variaciones registradas en Producción en Proceso siempre deben registrarse abonadas en rojo o negro
Las variaciones registradas en las cuentas de variación se registran cargadas o abonadas pero siempre en negro
En costos estimados siempre lo mínimo y lo máximo a corregir es la producción terminada
Analisis de las variaciones
El sistema de costos estándar, fundamentalmente, es un instrumento orgánico para controlar y reducir los costos en todos los niveles directivos y en todas las unidades productivas u operativas de la empresa.
En otras palabras el sistema de costos estándar consiste en establecer los costos unitarios y totales de los artículos a elaborar por cada centro de producción, previamente a su fabricación, basándose en los métodos más eficientes de elaboración y relacionándolos con el volumen dado de producción.
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